Pelatihan Komputerisasi Kearsipan Elektronik (e-Filing)

Pelatihan Kearsipan Elektronik (e-Filing)

Administrasi merupakan kegiatan operasional rutin yang dilakukan oleh setiap personil dalam sebuah Instansi Pemerintah. Proses administrasi formal tentunya terkait dengan aspek legal dan umumnya akan tertuang dalam bentuk dokumen dinas tertulis. Lalu lintas dokumen, surat, nota, atau memo dinas antar bagian atau unit kerja dapat berkembang menjadi sangat besar, sehingga memerlukan effort yang semakin besar dalam pengelolaanya. Dan bila menyimpan atau mengarsipkan dokumen secara konvensional dalam bentuk fisik, kertas atau hard copy, memiliki banyak kekurangan antara lain :

  • Memerlukan ruang penyimpanan yang cukup luas karena arsip selalu bertambah;
  • Mudah mengalami kerusakan dan kehilangan dokumen;
  • Pencarian kembali dokumen cukup rumit dan memerlukan waktu yang relatif lama;
  • Pendistribusian dokumen antar antar pegawai kurang cepat dan efektif.

Kemajuan dibidang teknologi informasi telah melahirkan perubahan tatanan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara, sehingga pengelolaan kearsipan Instansi Pemerintah tidak luput dari tuntutan untuk melakukan berbagai perubahan. Untuk mewujudkan tata kelola kearsipan yang baik, pemanfaatan teknologi informasi di dalam kegiatan kearsipan tidak dapat dihindarkan. Menurut Undang-Undang No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan disebutkan, bahwa dalam rangka pemeliharaan arsip dinamis dapat dilaksanakan dalam bentuk dan media apapun sesuai kemajuan teknologi informasi dan komunikasi berdasarkan ketentuan peraturan perundang-undangan. Dengan melakukan pengarsipan dokumen secara elektronik oleh setiap Instansi Pemerintah merupakan salah satu jawaban untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi dalam pengelolaan dokumen sebagai sumber daya informasi yang berharga.

Memanfaatkan Dokumen elektronik memungkinkan pembagian informasi yang efektif, serta dapat memberikan kontribusi pada penyebarluasan informasi. Mengacu pada Keputusan Menteri Komunikasi dan Informasi No. 56 Tahun 2003 tentang Panduan Manajemen Sistem Dokumen Elektronik, bahwa pengarsipan dokumen elektronik perlu dikelola secara elektronik (menerapkan aplikasi sistem informasi manajemen kearsipan elektronik) untuk mendapatkan manfaat yang maksimal, antara lain :

  • Pengumpulan informasi yang lebih baik, konsisten dan mudah dicari kembali;
  • Memudahkan penggunaan dokumen secara bersama antar unit dalam lembaga Instansi Pemerintah;
  • Memudahkan penyusunan informasi organisasi secara terstruktur;
  • Memudahkan pengambilan keputusan yang lebih cepat dan akurat;
  • Meningkatkan kualitas layanan publik;
  • Lebih responsif pada perubahan.

Materi Pelatihan :

  • Pengantar Aplikasi e-Document
  • Instalasi Aplikasi e-Document/e-Filing
  • Manajemen dan Pengoperasian Aplikasi e-Filing

 

Durasi (hari)
Peserta Minimal
Jadwal Pelatihan
3
4
4 – 6 Juli 2017
1 – 3 Agustus 2017
5 – 7 September 2017
3 – 5 Oktober 2017
7 – 9 November 2017
5 – 7 Desember 2017

Jika memerlukan waktu pelaksanaan pelatihan yang tidak tercantum pada jadwal ini silahkan mengisi form request training