Tata Naskah Kepegawaian Elektronik dengan DMS

Tentang Pelatihan Tata Naskah Kepegawaian Elektronik

Dalam rangka tertib pengelolaan tata naskah kepegawaian pegawai negeri sipil aktif dan upaya peningkatan pelayanan terhadap PNS, maka pengelolaan tata naskah kepegawaian PNS perlu dilakukan secara efisien dan efektif.

Sesuai dengan Peraturan Kepala Badan Kepegawaian Negara Nomor 18 Tahun 2011, pengelolaan tata naskah kepegawaian PNS disimpan dalam bentuk dokumen fisik dan image document (file elektronik). Pengelolaan tata naskah kepegawaian secara elektronik dilakukan menggunakan apikasi Document Management System (DMS). Dengan aplikasi ini maka sistem penyimpanan, informasi kelengkapan dokumen, pencarian dan distribusi dokumen kepegawaian dapat dilakukan dengan cepat dan mudah.

Mengingat pentingnya pengelolaan tata naskah kepegawaian PNS secara efisien dan efektif, maka Pelatihan Tata Naskah Kepegawaian Elektronik dengan menggunakan aplikasi DMS sangatlah diperlukan. Dengan penerapan aplikasi DMS maka pelayanan kepegawaian dapat dilakukan dengan tanpa meminta syarat dokumen secara berulang-ulang.

Tentang Aplikasi DMS

DMS (Document Management System) adalah sebuah aplikasi Tata Naskah Kepegawaian Elektronik berbasis web. Prosedur dan alur sistem DMS merujuk pada Peraturan Kepala BKN Nomor 18 Tahun 2011 tentang Pedoman Pengelolaan Tata Naskah Kepegawaian Pegawai Negeri Sipil.

Dokumen kepegawaian elektronik sejak diangkat sebagai Calon PNS/PNS sampai dengan mencapai batas usia pensiun disimpan dan dikelola berdasarkan NIP. Dalam aplikasi DMS yang kami kembangkan, jenis dokumen kepegawaian dan ekstensi file dapat ditentukan sendiri sesuai kebutuhan.

DMS dibuat menggunakan bahasa pemrograman PHP dengan Framework CodeIgniter, Bootstrap dan jQuery. Database menggunakan MySQL dan web design menggunakan HTML. Sesuai dengan karaktiristik aplikasi berbasis web, maka aplikasi DMS ini multi platform (Windows, Unix atau Linux dll) dan support untuk digunakan secara secara bersama-sama (multi user) dalam suatu jaringan Client-Server.

Aplikasi DMS ini dikembangkan oleh CV. Media Multi Karyatama, hanya didistribusikan secara gratis pada Pelatihan Tata Naskah Kepegawaian Elektronik yang diselenggarakan YOGYA EXECUTIVE SCHOOL “YES”.

Fitur Aplikasi DMS :

• Beranda
• Manajemen user
• Input data pegawai
• Pencarian berdasarkan Nama, NIP dan SKPD
• Unggah/simpan arsip elektronik (image document) per pegawai dalam format PDF, JPG, GIF dan format dokumen gambar lainnya
• Hapus arsip elektronik
• Daftar kelengkapan dokumen elektronik per pegawai
• Informasi tempat penyimpanan arsip fisik (hard copy).
• Pencetakan arsip elektronik