Pelatihan Kearsipan Elektronik Data Pegawai

PELATIHAN KEARSIPAN ELEKTRONIK DATA PEGAWAI
(E-DOCUMENT)
BAGI BKD, DINAS PENDIDIKAN, DINAS KESEHATAN DAN SKPD LAINNYA

LATAR BELAKANG

Untuk mewujudkan penyelenggaraan kepemerintahan yang baik (good governance), pemanfaatan teknologi komunikasi dan informasi di dalam kegiatan pemerintahan tidak dapat dihindarkan. Perkantoran elektronis lingkup intranet di lingkungan instansi pemerintah merupakan salah satu jawaban untuk meningkatkan kinerja aparatur. Merujuk pada Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 13 Tahun 2003 tentang Pedoman Umum Perkantoran Elektronis Lingkup Intranet di Lingkungan Instansi Pemerintah, bahwa pemanfaatan sistem perkantoran elektronis akan menyebabkan suatu instansi dapat melaksanakan kegiatan administrasinya dengan lebih mudah, cepat, transparan, tertib, terpadu, produktif, akurat, aman, dan efisien. Hal ini sejalan dengan pergeseran paradigma dari regulasi menghambat (wall regulation) menuju regulasi mendorong (enabling regulation). Sistem perkantoran elektronis merupakan salah satu sub sistem dari sistem pengembangan e-government nasional, sedangkan kearsipan elektronik (electronic filing) merupakan salah satu ruang lingkup dari perkantoran elektronis yang diatur dalam Keputusan Menteri tersebut.

Mengingat pentingnya penataan dan pengelolaan arsip pegawai khususnya bagi BKD selaku pengelola manajemen PNS daerah, serta Dinas Pendidikan dan Dinas Kesehatan yang merupakan salah satu SKPD dengan jumlah pegawai terbayak, di mana setiap pegawai akan memiliki beberapa arsip kepegawaian, maka pemanfaatan e-Document sangatlah relevan. Oleh karena itu, diklat teknis (pelatihan) Kearsipan Elektronik Data Pegawai bagi sumber daya aparatur yang berkompeten dengan pengelolaan arsip pegawai sangatlah diperlukan.

MAKSUD DAN TUJUAN

  • Maksud dari Pelatihan Kearsipan Elektronik Data Pegawai ini adalah untuk mendidik dan melatih SDM BKD, Dinas Pendidikan, Dinas Kesehatan serta SKPD lainnya pada Pemerintah Kabupaten, Kota dan Provinsi menuju penerapan dan pengembangan e-government, khususnya dalam bidang Kearsipan Elektronik Data Pegawai
  • Sedangkan tujuan dari Pelatihan Kearsipan Elektronik Data Pegawai ini adalah, setelah mengikuti pelatihan ini diharapkan peserta :
  1. Memahami konsep dokumen elektronik dan pengelolaanya.
  2. Memahami dasar-dasar jaringan komputer dan pemanfaatannya dalam perkantoran elektronis, khususnya bidang kearsipan elektronik data pegawai.
  3. Memiliki ketrampilan mengoperasikan software e-Document untuk mengelola arsip data pegawai, termasuk penyimpanan, pencarian kembali dan pencetakan (pengelolaan arsip dinamis).

METODE PELATIHAN

  • Ceramah dan presentasi dengan proporsi 35%
  • Simulasi, praktek komputer dan diskusi kelas dengan proporsi 65%

PESERTA

  • Peserta Pelatihan Kearsipan Elektronik Data Pegawai ini adalah pegawai BKD, Dinas Pendidikan, Dinas Kesehatan serta SKPD  lainnya, yang berkompeten dengan pengelolaan arsip data pegawai dan ditugaskan untuk mengikuti pelatihan ini.
  • Jumlah pengiriman peserta tiap SKPD minimal 2 orang. Untuk pengiriman 3 peserta atau lebih, akan mendapatkan software e-Document gratis (harga jual atau nilai kontrak kerjasama pengadaan jasa lainnya bagi SKPD yang ingin memiliki tanpa prosedur pelatihan 3 orang adalah sebesar Rp. 25.000.000,- tidak termasuk kustomisasinya).

TENTANG SOFTWARE E-DOCUMENT

e-Document dalam konteks pelatihan ini adalah software kearsipan elektronik data pegawai berbasis web yang dibangun menggunakan bahasa pemrograman PHP, dengan database MySQL. Aplikasi ini dapat digunakan secara individu, maupun bersama-sama melalui jaringan intranet dan internet (diinstal pada komputer induk/server). Software e-Document dikembangkan oleh CV. Media Multi Karyatama, hanya didistribusikan secara gratis pada Pelatihan Kearsipan Elektronik Data Pegawai yang diselenggarakan oleh Yogya Executive School “YES”.

Fitur-fitur pada software meliputi:

  • Manajemen User
  • Input Data Pegawai
  • Pencarian Berdasarkan Nama, NIP dan Unit Kerja
  • Upload Arsip Elektronik per Pegawai Dalam Format PDF, JPG, GIF dll
  • Pencetakan Dokumen Elektronik
  • Informasi Tempat Penyimpanan Arsip Fisik (hard copy)

MATERI PELATIHAN

  • Apresiasi Kearsipan Elektronik
  • Apresiasi e-Document
  • Input Data Pegawai
  • Pemindaian (scanning) Arsip Pegawai
  • Upload Arsip Elektronik ke aplikasi e-Document
  • Pencarian Dokumen (berdasarkan nama, NIP dan unit kerja)
  • Pengeditan Header e-Document Sesuai Nama SKPD Masing-masing
  • Apresiasi Jaringan Komputer
  • Dasar-dasar Manajemen Jaringan Komputer
  • Instalasi Local Web Server
  • Instalasi e-Document

Kontak dan Pendaftaran